本文 不打算详细探讨文档和文件的概念、、、定义和区别，，只准备使用它们共通和通俗理解的含义。。说文档或说文件，，，，都是指那些纸质和电子的被存储了信息的
，，
，
，可传递、、、、交换和处理的独立完整信息单元。。。。

企业文档的价值在于共享。
。。分享是指与他人分着享受、、、使用
、、行使。。。。共享的意思是范围更广的分享，
，即将一件物品或者信息的使用权或知情权与其他所有人共同拥有，，，，有时也包括产权。。。。将文档在整个组织或者部分组织成员之间分享，，便是文档共享
。。。。

文档在所有信息系统中都是唯一完整
、
、独立的语义信息单元。。无论是电子化的信息系统还是其他形式的信息系统
。
。。。对于企业组织而言，，，，文档是唯一的完整语义信息单元，，表单是特殊文档形式。。即使在使用单个数据的时候
，
，也可以将其视为一个文档的特例
。。。
。在信息化系统中，，，，文档也是唯一一个具有可见语义标引的信息体，，，具有独立身份标识ID（Identity document），，，，且适用于所有的系统内和系统间信息传递和交换操作。。。。

文档是重要的，，，所谓的知识管理和内容管理，，在现阶段能够在应用中普遍落地的也只是“文档”。。因此，，，，文档重于山，，，甚至大于天
。。。在杭州崔牛会高峰论坛召开期间，，
，，黑帕云的创始人陈金洲跟我说他一直认为，
，刚刚在科创板上市的WPS【金山办公688111.SH】600多亿的市值，，缺乏有力的支撑。。。我认为其实不然
，，，你看响当当执世界SaaS牛耳的微软，，，重新站上互联网王座的核心竞争力不也是一个“文档”——Office吗？？
？！！！倒是有中国企业管理软件泰山北斗之地位的用友的市值也只有600多亿（11月26日动态市值699亿）
，
，，，恰恰证明了金山办公的市场估值。。。WPS对泛微、、致远、、蓝凌这些“泛OA”（万勇语）们来说，
，已经是可望而不可即了。。。

文档的本来意义就在于分享，
，跨越时间和空间的分享。
。信息语义内容如果不成为文档就不能存档——跨越时间
，，，不能传递——跨越空间。。。其实，，
，我们一直没有足够认真地正视一个事实：文档（文件）分享是人类协作最基本的工具之一。。。

信息技术的进步，，特别是移动互联、、云计算，，，，让文件分享变得如此便捷、、有效。。以金山WPS为例，
，让我们了解一下云环境下文件是怎样分享的。。。

“如果让你给朋友分享一份或一些工作文档，
，，你会选择怎么做？？”

1）通过社交应用
，，，
，如微信、
、、、QQ
、、、、钉钉等

2）通过网盘服务，
，如百度网盘、
、、、腾讯微云等

3）通过电子邮件，，
，企业邮箱或个人电子邮箱

4）打印（输出）一份纸质文档，，，
，递送过去

上述的4个选项是我们常用的选择，，，但却都有着局限和隐患。
。

比如微信、、QQ 分享文件不易整理找寻
、、会被自动清理而无法打开；而网盘
、、、、邮件分享则需要对方有账号
、、、下载文档后才能查阅
，，
，体验繁琐而糟糕。。至于第4个选项不用说了，，属于信息化“遗存”方式。
。
。。

什么是云文档分享？？

云文档分享是一种「创新」的分享方式，，，让文档以链接形式高效分享。。它的优点主要有以下 2 个点：

1）  无需下载本地，
，，链接即是文件

与以往的文件分享不一样，，，
，WPS 云文档分享无需下载到本地
。。。用户仅需在 WPS 中打开文档
，，，，点击右上角的「分享」即可开启。。。
。

点击后，，，即可设置文档的编辑权限和有效时间。。

一方面，，，，可以防止他人修改文档
，，不影响原本的内容
；另外一方面，
，，则能更好地保证文档的安全性，
，不被轻易分享及传阅。
。

接着，，点击「复制链接」或手机微信扫码，，即可将文件分享给他人，，无需将文件下载至本地；他人收到后
，，，，点击链接即可快速打开：

2）  文档永久有效，，
，，轻易找寻

通过云文档分享的文档，，，，绝不会被清理失效。。。它们将会被加密保存于 WPS 的「云文档」之中，，电脑、、手机客户端都可以随时打开。。。

查找文件时
，，，，可通过 WPS 搜索框搜关键字即可快速找寻
。。
。会员用户还能使用「全文检索」功能，
，输入关键字，，可找到全面的结果
。
。
。

云文档的进阶——团队分享

WPS 云文档还有着许多实用、、、、高效用法，，其中最值得推荐便是 共享文件夹 功能
。。
。。其实这就是团队分享——共享文档
，，，，属于组织协作的功能。。。

在工作中，，，，难免需要与同事、、、客户共享相关的文档。。
。但很多人的做法
，，，通常是需要时在微信中反复发送多个文件，，操作繁琐且不易整理保存；传统的局域网共享则受限于网络。。。而 WPS 「共享文件夹」功能
，，
，便是为解决这些场景而生。。在云文档页面时，，，，我们可以新建或选中文件夹，
，，即可在页面右方将文件夹设置为共享。。接着，，WPS 便会自动将文件夹生成链接。。。。复制发送给好友，，好友收到后点击「确认加入」即可完成共享。。此时，，，参与到共享文件夹的成员们，，便能直接查看或添加文件夹里内容，
，，无需再重复发送和整理。。。创建者还可根据需要
，
，为成员们设置权限，，如：是否允许编辑、、、仅查看，，
，甚至还可直接移除成员。。

这样一个 WPS 共享文件夹
，
，
，轻松搞定多人分享，，实现了团队共享——组织协作，，，
，简单高效。
。。