吉祥海运：吉祥协同 如意工作

6月9日下午3点，，，，天津吉祥如意海运业务员小王正在电脑上整理资料，，
，
，突然“叮”的一声
，， A6协同提醒跳了出来
，，，，“李志军发起协同：拖班通知”
。。。。

小王赶紧点击提醒查看
，，，，“原定于6月12日从天津新港开往日本神户港的易惠（VEGA TOPAS）V.0916E，
，
，，由于船舶调整原因而拖班，，预计最新集港时间：2009-6-11 08：00 至 2009-6-11 20：00
；最新预计开船日
：2009-06-14 03:00:00。。。。”

小王一看
，，，，他有3个客户5个TUE的货物都在这条船上了
，，他将这个拖班协同立即通过与A6集成的EastFax发传真给客户，，，然后又电话和短信的方式通知他的客户（货主），，，
，告知船拖班的情况
，，
，一切都是有条不紊。。。
。

而在小王处理之前，，操作员李志军也同样从容地，，将他从船公司（Carrier）得到的关于易惠（VEGA TOPAS）V.0916E拖班的通知，，即刻从致远A6中发出“拖班通知”协同，，将信息传递给所有业务员，，，并将相关信息发布到公司网站上。。。一切都是那么从容
，，，，不用担心由于信息没有传达给所有相关业务人员，，造成业务“事故”
。
。。
。

海运行业比较关注突发事件的管理，
，，突发事件的背后的从容，
，，
，则是支撑着天津吉祥如意海运公司信息快速流转的信息系统
。。

坐庄企业的信息化建设

天津吉祥如意国际海运有限公司（以下简称吉祥如意）专营由中国天津新港至日本、、、韩国两个国家的集装箱海运运输业务。。在十年时间中，，公司已经发展成覆盖72个日韩基本港和偏港，，
，
，月均出口3000TEU至日韩
，，占天津港出口总量20%的行业领导者。
。
。。用吉祥如意海运电子商务部经理张宝杰的话说
，
，吉祥如意就是庄家，，对在日韩航线上的货运价格具有定价权。。。。

可任谁也想不到这样一个行业领导企业，，在2004年
，，，
，其信息化基础是十几台电脑和一台运行海运管理系统的高配pc版服务器以及一个家用ADSL宽带，，，，这就构成了整个吉祥如意的全部IT系统架构。。。。

而张宝杰的到来，，，，则根据企业的发展，，，，为吉祥如意构建了适合其发展的IT系统
。。从基层做起，
，，
，张宝杰从采购一台企业级路由器开始、、、企业内部网络和宽带建设入手，，更新ERP系统，，部署致远A6协同、、、建设企业电子商务系统和专业传真系统，，根据企业当下业务发展现状和吉祥如意总经理任冬的发展思路，，以及同企业内其他领导的不断沟通，，经过5年时间的建设，，，吉祥如意现如今共有包括货代ERP、
、致远A6协同、、U8
、、、EastFax传真系统、、
、、短信中心
、、电子商务网站、、
、、B2B订舱系统
、、、HR、、、企业邮箱、、企业通讯中心、、
、视频会议等在内的多套系统，，，，覆盖了企业各方面信息化需求，，，，并能满足未来一段时间企业业务发展需要，，，在业内也较为领先的信息化系统
。。。。

上协同应时而需

在吉祥如意未上协同软件之前，，，
，员工日常内部工作的沟通主要靠发邮件
、、、、MSN等形式进行
，，，，外部的沟通主要是传真
、、、电话，，，虽然方便但点对点的沟通方式，，，，决定了邮件、
、、电话、、、、IM等沟通方式对于跨部门、、
、跨区域的沟通协作，，，，必定是力所不逮的。。
。。跟踪反馈不及时
、、、、信息对称性差
，，，缺乏规范性的流程和操作体系
，
，这些均与吉祥如意总经理任冬的经营理念是背道而驰的
。。

仍以拖班通知为例，，，在没有上协同之前，，
，如果遇到了诸如拖班、、转船、、
、、停船、
、换船这样的突发事件，
，操作员李志军的工作将是极为繁忙的
，，，
，他不仅要安排好涉及其货物的处理工作，，，，还需要将相关信息通知到每个业务员
，，
，不论是短信、、、电话都需要花不少的时间，，
，，如果出现通知不到的情况，，
，
，那不但会给公司造成经济损失（吉祥如意承诺对货物未能及时出运造成的损失提供150万人民币的保险赔偿保障），，更将对吉祥如意的品牌形象造成影响
。。。。

为此，，，张宝杰同公司总经理任冬经过长谈，，他们认为公司下一步发展
，，，需要统一步调、、统一执行
，，，
，“但这中间将会产生大量需要协作
、、协同的信息流”，，，，张宝杰说：“公司到了需要上协同软件的时候了。。
。
。”最终，，，经过多轮的PK，
，，最终在致远和某外企协同软件之间
，，
，选择了各方面均占优势的致远A6协同管理软件。。。

协同带来规范管理价值

“我们公司的特点是对任何软件，
，，凡是它能触碰到的东西它是玩命的用，，要让其作用最大化。。。。”张宝杰用这么一句话来形容吉祥如意公司在信息系统应用上的风格。。。

因此，
，A6协同的引入
，，，张宝杰和系统管理员冯旭作为整个项目负责人，
，，，投入了大量精力，，，使A6协同系统深入到吉祥如意企业整体的运营环境中去。。。“而且我们用的很深、
、很细，，
，只要稍微正式一点的全都是用A6去做。。”

为此，，，
，吉祥如意在A6协同中构建了大量模板协同
，，例如：“财务编码”分配、、、、变更海运费及附加费付费方式申请单（日偏航线、、
、
、日基航线
、
、、、韩国航线）、
、、、无抵押放单申请
、、
、、拖班通知、、、换船通知、、、、货物未上船分析报告等等一系列的表单，，涵盖了从客户引进—运输—运费结算—紧急情况处理—事故分析等一系列环节。。
。利用A6“表单+流程”的模板协同形式有效地规范了企业管理审批模式
。。。。

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